Die Automatisierung ist im Post- und Logistiksektor in vollem Gange. Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen Unternehmen in der Lage sein, dauerhaft mit maximaler Kapazität und Effizienz arbeiten. Und das zudem mit möglichst geringen Kosten. Darüber hinaus können jederzeit unvorhergesehene Herausforderungen auftreten. Zugespitzt wird die schwierige Situation durch Personalengpässe und steigenden Mindestlöhnen. Flexible und agile Lösungen sind gefragt, um reibungslose Arbeitsabläufe ohne zusätzliche Kosten sicherzustellen.
Trotz fortschreitender Digitalisierung werden Daten häufig noch analog gespeichert, was die Nutzung automatisierter Lösungen wesentlich erschwert. Technologien wie OCR können bei der Digitalisierung analoger Daten helfen. Dennoch schlägt die Automatisierung bei 5-20% aller Transaktionen fehl. Genau an dieser Stelle können ausgelagerte Dienstleistungen zur Datenerfassung viel bewirken. Stellen sie doch eine hervorragende Möglichkeit zur Schließung der letzten Lücke in der Automatisierung dar.
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Was genau sind Dienstleistungen zur Datenerfassung und wo können sie in der Post- und Logistikbranche eingesetzt werden?
Datenerfassungsdienste umfassen die Erfassung und Digitalisierung von Informationen aus physischen Dokumenten, wie z. B. Papierrechnungen, Quittungen, Formulare und Etiketten, und deren Konvertierung in ein elektronisches Format zur weiteren Verarbeitung. Diese Services können in verschiedenen Branchen eingesetzt werden. In der Post- und Logistikindustrie tragen sie dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Produktivität zu maximieren:
- Paketverfolgung: Mithilfe von Datenerfassungsdiensten können Informationen zur Paketverfolgung, wie Barcodes und Kontrollnummern, erfasst und digitalisiert werden. So kann der gesamte Zustellprozess in Echtzeit überwacht und optimiert werden.
- Rechnungserstellung: Die Erfassung und Digitalisierung von Rechnungsdaten, wie Rechnungen und Quittungen, ermöglicht schnellere und genauere Abrechnungsprozesse.
- Adressüberprüfung: Um die Zahl der unzustellbaren Pakete zu verringern sowie Liefergeschwindigkeit und Zustellgenauigkeit zu verbessern, helfen Datenerfassungsdienste für Videocodierung bei der Erfassung fehlender und der Korrektur falscher Adressinformationen.
- Zolldokumentation: Externe Services zur Datenerfassung tragen zur Beschleunigung der Zollabwicklung bei. Dies geschieht durch die Digitalisierung von CN-Etiketten sowie durch die Ergänzung von fehlenden Informationen zu Absendern, Empfängern, Paketinhalten und Handelsinformationen.
Insgesamt unterstützen Datenerfassungsdienste Post- und Logistikunternehmen dabei, ihre betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und einen besseren Kundenservice zu bieten. Dies geschieht durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Verbesserung der Genauigkeit von Datenbanken.
Kosten senken und Arbeitsbedingungen verbessern: Effizientere Sortierzentren durch Auslagerung der Datenerfassung
Ganz einfach, um Jobs in Sortierzentren attraktiver zu gestalten und erhebliche Kosten zu sparen. Besonders in Sortierzentren erweist sich die Auslagerung der Datenerfassung als profitabel: Trotz automatisierter Sortiersysteme muss ein beträchtlicher Anteil von Sendungen von Mitarbeitern händisch bearbeitet werden, da Maschinen die Adressen oft nicht richtig erkennen. Je mehr Pakete und andere Sendungen zur Bearbeitung vorliegen, desto schwieriger wird es für die Mitarbeiter, Schritt zu halten. Hinzu kommt, dass das tägliche Sendungsaufkommen nur schwer vorhersehbar ist, ebenso wie der daraus resultierende Bedarf an Arbeitskräften. Die monotonen Jobs sind unattraktiv und die schwankenden Sendungsmengen haben negativen Einfluss auf die Effizienz des Unternehmens, trotz automatisierter Sortiersysteme. Angesichts steigender Mindestlöhne ist der Faktor Arbeit auch ein wichtiger Kostenfaktor für Post- und Logistikunternehmen.
Welche Lösungen braucht es also, um diese Herausforderungen zu minimieren und letztendlich zu überwinden? Die klare Antwort ist, die manuelle Datenerfassung an Experten auszulagern. Dies treibt die Effizienz von Post- und Logistikunternehmen voran und stellt sicher, dass der tägliche Arbeitsablauf je nach Sendungsaufkommen leicht nach oben oder unten skaliert werden kann. Letztendlich werden dadurch Kosten gesenkt. Unternehmen können sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihren Kunden stabile und schnelle Laufzeiten garantieren. Die Auslagerung manueller Tätigkeiten verbessert auch die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter und macht Arbeitsplätze in Sortierzentren deutlich attraktiver.
Welche Vorteile haben Post- und Logistikunternehmen durch die Auslagerung von Aufgaben im Bereich der manuellen Datenerfassung?
Dienstleistungen zur Datenerfassung bieten jede Menge Benefits für Unternehmen, die ihren Betrieb umstrukturieren und effizienter gestalten wollen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Erhöhte Genauigkeit: Datenerfassungsdienste senken das Risiko menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe, was die Genauigkeit erhöht.
- Gesteigerte Effizienz: Dienstleister für Datenerfassung arbeiten in der Regel schneller als interne Mitarbeiter und sind kostengünstiger für Unternehmen.
- Stärkere Fokussierung: Durch die Auslagerung der Datenerfassung können sich Post-, Paket- und Fulfillment-Unternehmen auf wichtigere Aufgaben wie Kundenservice, Marketing und andere Aspekte ihres Geschäfts konzentrieren. Dadurch können sie ihre Produktivität steigern und ihren Kunden einen besseren Service bieten.
- Fachkompetenzen: Dienstleister für Datenerfassung beschäftigen in der Regel erfahrene und geschulte Fachleute, die über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, Daten schnell und vor allem exakt einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten effizient und vor allem korrekt erfasst werden.
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Spectos erfasst Ihre Daten 24/7 an 365 Tagen im Jahr. Unser fortlaufender Dekodierprozess ist mit allen Sendungsformaten und Sortiermaschinen kompatibel. Sorgen Sie sich nicht um die Digitalisierung Ihrer Daten, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, indem Sie Ihre Datenerfassung an Experten auslagern!
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In einem weiteren Blogpost erkläre ich, wie eine ausgelagerte manuelle Datenerfassung die Lücke in der automatisierten Brief- und Paketsortierung schließen kann.
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