Schon gewusst? Jede Laufzeitmessung beginnt im Lettershop
Eine Etage gefüllt mit Postsendungen aller Art, drei Kollegen von Spectos, die neben einer großen Druckanlage arbeiten. Sie kuvertieren Briefe. Ich sitze mit etwa zweitausend Transpondern vor mir, fein säuberlich gestapelt und sortiert in großen Kartons. In meiner vorherigen Schicht musste ich Batterien prüfen. Eben genau von diesen zweitausend Transpondern. Jeder einzelne mit einer Knopfzelle, die es auf Funktion und Ladezustand zu überprüfen galt. Briefmarken kleben und das Einlegen von Adressformularen waren auch an der Tagesordnung. Aber wofür? Richtig, für die etwa zweitausend Transponder vom Vortag. Zwischen Abitur und Studium führten mich einige meiner Tagesjobs in den Spectos Lettershop und zwischen all den Aufgaben, kam mir ständig diese Frage:
Aufwendiges Transponder sortieren und Briefmarken kleben, wofür denn überhaupt?
Beim stundenlangen Überprüfen von Transpondern schwebte mir damals ein großes Fragezeichen über dem Kopf. Inzwischen weiß ich, wofür diese ganzen Prozessschritte überhaupt gut waren. Jede Laufzeitmessung nimmt ihren Anfang im Spectos Lettershop. Der Lettershop ist für alle Produktions- und Vorbereitungsschritte zuständig, von der hausinternen Herstellung von Testbriefen, Testpaketen und Test-Warensendungen bis zum Versand. Mithilfe der Testsendungen werden für die jeweiligen Auftraggeber wichtige Daten und Informationen über Versandwege, Zustelldauer und Zustellqualität ermittelt. Diesen Prozess der Qualitätsüberprüfung von postalischen Sendungen nennt man Laufzeitmessung. Die Laufzeitmessung beginnt, wenn eine Testsendung in den Versand gegeben werden, entweder von Spectos aus oder von einem vorher definierten Versandpunkt. Ab dann ist sie auf dem Weg zu den aus dem Pool der Mailagenten für diese Studie ausgewählten und geschulten Panel-Teilnehmern. Diese Studienteilnehmer protokollieren den Erhalt der Sendung, oder sie versenden selbst Testsendungen nach vorgegebenen Kriterien. Letztendlich erscheinen alle Informationen zum Sendungsverlauf, vom Start bis zum Ziel, in unserer Spectos Real-Time Performance Management™ Plattform.
Beispiel für Post & Logistik Cockpit in der Spectos Real-Time Performance Management™ Plattform. Klicken zum Vergrößern.
Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!
Es bedarf vieler Vorbereitungen, bevor eine Testsendung verschickt werden kann. Damit wären wir wieder bei meinen zweitausend Transpondern angelangt. Bevor die Transponder den Sendungen beigefügt werden, finden Qualitätskontrollen statt. Wir nennen diesen Schritt liebevoll ‚toasten‘. Als meine damalige Hauptaufgabe kann ich heute stolz behaupten, mehr als jeder Andere getoastet zu haben. Die semi-aktiven RFID Transponder werden Stück für Stück auf ihre Funktion getestet. Wenn nötig, wird auch die enthaltene Knopfzellen-Batterie gewechselt – ja, bei allen zweitausend Stück pro Schicht!
Klein aber fein: Was steckt überhaupt in unseren Testsendungen?
Die Transponder enthalten RFID-Tags. Beim Passieren von Lesegeräten, die z.B. im Warenein- und -ausgang von Sortierzentren installiert sind, werden die passiven Sender berührungslos und automatisch erfasst. Werden für die Messungen Live Tracker verwendet, werden auch diese im Lettershop auf einwandfreie Funktionalität geprüft. Im Gegensatz zu RFID-Tags senden die Live Tracker ihre Position vollkommen autonom und zeichnen so den Versandweg von Anfang bis Ende auf. Auf den Sendungen werden Name und Adresse des Auftraggebers als Absender angegeben. Damit stellen wir sicher, dass sich die Lettershop-Sendungen in keiner Weise von herkömmlichen unterscheiden. Je nach Informationsziel werden die Sendungen entweder mit unseren RFID Transpondern oder mit den Live Trackern bestückt.
Testbriefe werden im Lettershop mit den Transpondern ‚verheiratet‘.
Unsere kreativen Köpfe haben diesen Prozess ‚verheiraten‘ getauft. Die Sendungen werden dann im letzten Schritt von uns in die vom Auftraggeber gewünschte Versandkette eingespeist. Jetzt beginnt für die Testsendungen der Weg zum Empfänger. Dabei sind alle Daten zum aktuellen Stand der Sendung gebündelt für unsere Auftraggeber in der Real-Time Performance Management™ Plattform einsehbar.
Lange Rede, großer Sinn für Postdienstleister und Großversender!
Die Vorbereitung von Testsendungen im Lettershop und den Ablauf einer solchen Messung habe ich nun beschrieben. Aber wieso überhaupt Laufzeitmessungen beauftragen und warum mit uns? Spectos ist der Ansprechpartner für Unternehmen, die ihre Service- und Zustellqualität messen und optimieren wollen. Kenntnis über den Verlauf und die Zustellungen von Sendungen aller Art, ob Brief, Werbepost oder Paket, ist extrem wichtig, sei es für die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, für die Überprüfung der Einhaltung von SLAs oder als Qualitätsnachweis für die Teilnahme an Ausschreibungen. Dabei wird der komplexe und sonst sehr umständliche Weg, von der Fertigung der Testsendungen über die Auswahl und Schulung von Studienteilnehmern bis zu validen Messergebnissen, komplett von unserer Lösung für Laufzeitmessungen gedeckt. Die Vorteile auf einen Blick:
- Viele Aufgaben, ein Ansprechpartner: Produktion, Verarbeitung, Versand und Ergebnisse der Laufzeitmessung aus einer Hand
- Unkomplizierter Zugang zu den Messdaten: alle Informationen jederzeit einsehbar in Echtzeit in unserer cloud-basierten Plattform
- Wettbewerbsvorteil: Ermittlung von Ist-Stand der Zustellqualität und datenbasierte Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen
- Auf dem neusten Stand: Ergebnisse der Laufzeitmessungen dienen als Nachweis geltender europäischer Normen
Der Weg ist das Ziel: Weit mehr als zweitausend Transponder und geklebte Briefe später gebe ich nun hier, inzwischen als Mitglied im Marketing-Team, einen Einblick in unseren Lettershop. Er ist das Fundament und der Anfang unserer Laufzeitmessungen. So beginnt letztendlich jede erfolgreiche Optimierung der Service-Qualität in dieser mit Postsendungen gefüllten Etage.
Hat mein Blick hinter die Kulissen des Lettershops Ihr Interesse für unsere Lösung zu Laufzeitmessungen geweckt?
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