Zentraler Bestandteil der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems, gemäß ISO 9001, ist die Einführung eines unternehmensweiten Berichtswesens. Dafür zeichnet sich das QM-Personal, in Mitwirkung der Geschäftsführung und ggf. externer Berater, verantwortlich. Die normgerechte Einführung setzt bestimmte Tätigkeiten voraus. Beispielsweise müssen QM-relevante Kennzahlen (Prozess- und Produktkennzahlen, Qualitätskennzahlen) und Informationen (Beschwerden, Bewertungen) für ein stabiles Qualitätsmanagement im Autohaus bestimmt werden.

Das Berichtswesen muss laut Norm über aussagekräftige Daten auf allen Hierarchiestufen des Unternehmens verfügen, die Ergebnisse schlüssig visualisieren und darf dabei nur den geringstmöglichen Aufwand bei der Erfassung und Erstellung erzeugen. Spectos Automotive nimmt sich diese Anforderungen gezielt zur Maßgabe und generiert, als erstes branchenspezifisches Beschwerdemanagement für Autohäuser und Werkstätten, spezielle ISO 9001 Berichte auf Knopfdruck.

Alle Beschwerden – unabhängig vom verwendeten Kommunikationskanal – werden zentral in der Spectos Automotive Plattform als Ticket erfasst und anschließend bearbeitet. Jedes Ticket wird entsprechend des Verursacherprinzips kategorisiert und den verantwortlichen Abteilungen und Mitarbeitern zugeordnet. Zur Vermeidung zukünftiger Beschwerden definiert der QM-Verantwortliche notwendige Maßnahmen für Prozessverbesserungen und hinterlegt diese ticket-bezogen im System.

Die Vorbereitung eines anstehenden ISO Audits erfordert viel Zeit und Konzentration der verantwortlichen Mitarbeiter. Daten aus allen Unternehmensbereichen müssen gesammelt, sortiert, ausgewertet und zu einem Bericht zusammengefasst werden. Dies gilt entsprechend auch für das Beschwerdemanagement.

QM-relevante Kennzahlen des Beschwerdemanagements sind bspw. Anzahl und prozentuale Verteilung erfasster Beschwerden innerhalb des betrachteten Zeitraums. Ergänzt werden diese um die Beschreibung der Beschwerdeinhalte und die jeweils unternommenen QS-Maßnahmen.

Oftmals müssen diese Informationen mühsam aus unterschiedlichen Systemen bzw. Ablageorten rausgesucht und zusammengeführt werden. Mit Spectos Automotive erstellen QM-Verantwortliche schnell und einfach Maßnahmenberichte des Beschwerdemanagements für anstehende Audits.

Alle Beschwerden werden automatisch im integrierten Ticketsystem erfasst und bearbeitet. Dabei helfen Kategorisierungen, Dateianhänge und das gemeinsame Arbeiten an Tickets bei der schnellen und effizienten Lösung der Kundenanliegen. Ebenso werden mit diesem Qualitätsmanagement im Autohaus zeitnah und direkt je Fall und Kategorie entsprechende Maßnahmen definiert, um zukünftige Prozessfehler zu vermeiden.

Für die Erstellung eines QM-Maßnahmenberichts wählen QM-Verantwortlichen in zwei einfachen Schritten gezielt beispielhafte Beschwerden aus einem definierten Zeitraum aus und erhalten diese auf Knopfdruck zusammengefasst in einem PDF-Maßnahmenbericht zur Vorlage im Audit. Zudem eignet sich dieser Bericht für interne Dokumentationszwecke und Team-Besprechungen.

Mithilfe dieses einfachen, automatisierten Workflows sparen Unternehmen regelmäßig wertvolle Zeit und Kosten beim Qualitätsmanagement im Autohaus. Gleichzeitig unterstützt das System die Nachhaltung und kontinuierlichen Umsetzung abgeleiteter Verbesserungsmaßnahmen durch Benachrichtigungen bei Änderungen, Alerts bei Überschreitung geplanter Fristen sowie Eskalation erstellter Tickets.

Die stetige Verbesserung der eigenen Unternehmensleistung ist die Basis für langfristigen Unternehmenserfolg. Entdeckte Prozessfehler schnell zu entdecken und nachhaltig zu verbessern sorgt für einen reibungslosen Betriebsablauf und sinkende Kosten durch Fehlervermeidung. Alle Prozesse entwickeln somit eine stärkere Kundenorientierung, führen zu langfristig mehr Kundenzufriedenheit und Erfolg.