Manuelle Datenerfassung adé: Vorteile ausgelagerter Services für Digitalisierung am Beispiel der Videocodierung
Das Outsourcing von Digitalisierungsservices ist dann von Vorteil, wenn die manuelle Datenerfassung kostspielig, zeitkritisch und arbeitsintensiv ist. In den meisten Fällen blockieren der erforderliche Zeit- und Personalaufwand wertvolle Ressourcen, die für andere Tätigkeiten im Tagesgeschäft dringend benötigt würden. Die Auslagerung interner Prozesse an externe Dienstleister bietet mehr Effizienz, Schnelligkeit, Qualität und Kosteneinsparungen. Wie effektiv die Datenerfassung durch Dritte tatsächlich ist, zeigt sich anschaulich am Beispiel der Videocodierung für Postdienstleister.
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Verzögerung des Sortierprozesses durch manuelle Datenerfassung
Bevor ein Brief oder ein Paket an seinem Bestimmungsort zugestellt werden kann, durchläuft es ein Sortiersystem, wo es dem Behälter mit dem richtigen Sortierziel zugeordnet wird. Manchmal kann ein Brief oder ein Paket nicht automatisch von der Maschine sortiert werden. Gründe dafür sind z.B., dass die Adresse der Datenbank nicht bekannt ist, die Adresse unvollständig ist oder von der Sortiermaschine gar nicht erkannt wird. In solchen Fällen landet der Brief oder das Paket in einem Behälter für nicht zuordenbare Sendungen. Um sicherzustellen, dass die Sendung dennoch zugestellt werden kann, muss ein Mitarbeiter die Sendung manuell entschlüsseln und mit den Angaben in der Adressdatenbank abgleichen. Die manuelle Bestimmung des richtigen Sortierziels erfordert Zeit und Arbeitskraft für diese Aufgabe und führt daher oft zu einer Verzögerung des Zustellungsprozesses.
Video Codierung auf einen Blick – Data Sheet zum Download (PDF)
Die größte Herausforderung beim Prozess der Videocodierung liegt allerdings im nahezu unkalkulierbaren Personalbedarf. Da die meisten Sortierzentren nicht im Vollzeitbetrieb arbeiten, muss eine bestimmte Anzahl von Sendungen innerhalb einer bestimmten Zeit entschlüsselt werden. Der Haken: Diese Anzahl ist vorher nicht bekannt und variiert mitunter sehr stark. Grund dafür sind nicht nur saisonale Spitzen, z.B. in der Weihnachtszeit, sondern schwankende Sendungsmengen an ganz gewöhnlichen Tagen, die sich nur bedingt prognostizieren lassen. So treten phasenweise unerwartet hohe Sendungsaufkommen auf, die wiederum nicht weniger häufig von Phasen langer Leerlaufzeiten abgelöst werden. Darauf müssen Postunternehmen täglich flexibel reagieren und ihren Mitarbeitern immer wieder übergangsweise andere Tätigkeiten zuweisen.
Der manuelle Aufwand in der Sortierung kann durch ausgelagerte Digitalisierungssevices beträchtlich reduziert werden
Problematisch ist neben der komplizierten Personalplanung jedoch auch die Rekrutierung geeigneter Mitarbeiter für den Prozess der Videocodierung. Die aus Sicht der Arbeitnehmer eher unattraktiv wahrgenommenen Arbeitsbedingungen – Nachtarbeit und mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten -, erschweren es Postdienstleistern, neben dem ohnehin bestehenden Fachkräftemangel geeignete Mitarbeiter zu finden.
Vier wesentliche Vorteile durch Auslagerung von Digitalisierungsservices
Die genannten Schwierigkeiten zeigen sehr deutlich, dass eine Videocodierung durch Mitarbeiter “im eigenen Haus” ein sehr diffiziles Unterfangen ist, bei dem Aufwand und Nutzen in keinem ausgeglichenen Verhältnis zueinander stehen. Eine Alternative dafür stellt die Kooperation mit externen Dienstleistern dar, die Postdienstleister bei der Datenerfassung deutlich entlasten. Dabei liegt der größte Vorteil eines ausgelagerten Digitalisierungsservices darin, dass auch unvorhersehbare Schwankungen im Sendungsvolumen keinen Einfluss auf das Alltagsgeschäft haben. Da beim externen Auftragnehmer ein großer Pool an Service-Mitarbeitern zu den Auftragsanforderungen geschult ist, sind diese jederzeit flexibel abrufbar. Damit sind dynamische Anpassungen an sich ändernde Bedingungen auch kurzfristig unproblematisch möglich. Regelmäßige Qualitätskontrollen stellen dabei ein einheitlich hohes Niveau bei der Bearbeitung der Codieraufträge sicher.
Der modifizierte Ablauf ist einfach wie funktional: Wenn eine Sendung nicht automatisiert seinem Sortierziel zugeordnet werden kann, können sich externe Support-Mitarbeiter in das System des Postdienstleisters zuschalten, die Datei der aufgezeichneten Aufnahme abrufen und anschließend entschlüsseln. Ab hier erfolgt der bereits bekannte Prozess. Die Sendungsadresse wird mit den zur Verfügung gestellten Informationen in der Datenbank abgeglichen und das richtige Sortierziel manuell zugeordnet. Nach erfolgreicher Entschlüsselung kann der Behälter mit den aussortierten Objekten erneut die Sortieranlage durchlaufen und die Briefe korrekt werden verteilt.
Der große Mehrwert, der sich durch das Outsourcing des Prozesses ergibt, ist die Einhaltung von Qualitätsstandards durch die Gewährleistung der Laufzeiten. Zugleich profitieren Briefdienstleister von der gesteigerten Flexibilität und Skalierbarkeit der eigenen Prozesse bei der Sortierung von Briefen. Prinzipiell jedes Postunternehmen, das im Besitz einer Sortieranlage ist, kann von der Auslagerung der Videocoding-Services profitieren:
- Verbesserung der Qualität der Sortierprozesse und der Lieferzeiten
- Steigerung der Effizienz bei der Dekodierung unlesbarer Sendungen und bei Sortierprozessen
- Flexibilität bei der Bewältigung schwankender Sendungsmengen
- Senkung der Personalkosten
Fazit: Händische Datenerfassung adé
Digitalisierungsservices wie die Videocodierung können Postdienstleister bei der täglichen Erfassung von Daten deutlich entlasten. Da jedes Unternehmen jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen für die Datenerhebung und -verarbeitung hat, sind solche Dienstleistungen stets individuell abzustimmen. Prinzipiell findet sich für jedes Anliegen, bei dem es um die Digitalisierung manueller Daten geht, eine komfortable Lösung. Beispiele aus dem Postbereich sind zum Beispiel die Erfassung von Paketscheinen, Übergabebescheinigungen, Zustellurkunden und Einschreiben, CN-Etiketten und Zolldaten, Nachsendeaufträge, Redressen und alle anderen händisch ausgefüllten Informationen.
Erforderlich für den Digitalisierungsprozess ist lediglich eine genaue Vorplanung, also wie und wann die Daten sicher und zuverlässig zum Outsourcing-Partner gelangen. Zugleich ist zu bestimmen, in welcher Form die digitalisierten Daten zur Verfügung gestellt werden sollen, damit sie nutzbringend vom Kunden weiterverarbeitet werden können. Mit der Unterstützung erfahrener Experten gelingt die einfache Integration einer maßgeschneiderten Digitalisierungs-Lösung in bestehende Prozesse.
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