“Spectos hat uns einen lückenlosen und umfassenden Einblick in unsere Prozesse geliefert. Die einfach zu bedienenden Dashboards von Spectos ermöglichen es uns, auf einen Blick jeden Testbrief zu sehen und transparente und leicht verständliche Berichte online verfügbar zu haben.”

Nicolas Malaisé| Quality Manager | POST Luxembourg

Über POST Luxembourg

Mit über 4300 Mitarbeitern und 43 vertretenen Nationalitäten ist die POST Luxembourg Gruppe der größte Arbeitgeber in Luxemburg. Seit 1992 ist POST Luxembourg vollständig in Staatsbesitz. Als Marktführer im Bereich der Post- und Telekommunikationsdienste bietet das Unternehmen auch Finanzdienstleistungen und philatelistische Dienstleistungen an.

Eine neue Art der Sendungsverfolgung end-to-end

POST Luxembourg möchte einen klaren und transparenten Überblick der eigenen Aktivitäten von dem Moment, ab dem ein Brief in das Postsystem eingegeben wird. Mit diesem Ziel begab sich POST Luxembourg auf die Suche nach Anbietern für Qualitätsmanagementsysteme, um ein Messsystem für Brieflaufzeiten einzurichten. Von größter Bedeutung ist für POST Luxembourg die Messung der Service-Qualität in den Verteilzentren, bei der Postabholung und in der Zustellung. Ein weiterer Schwerpunkt ist herauszufinden, wie die Prozesse im Sortierzentrum von Frankiertyp, Briefformat und Adressformat beeinträchtigt werden.

Spectos erhielt im Jahr 2017 den Zuschlag, diese Messungen in Luxemburg, basierend auf üblichen Poststandards, durchzuführen. Anfang des Jahres 2018 begann Spectos unmittelbar mit dem Design und der Einrichtung eines Messsystems, das postalische Standards und Normen, die Anforderungen von POST Luxembourg und die Struktur des Landes berücksichtigt.

Das erfahrene Support Center von Spectos kümmerte sich um die Einrichtung und die Schulung von Panelteilnehmern in Luxemburg. Dabei wurden die verschiedenen philatelistischen Modi wie Briefmarken, Frankiermaschinen oder frankiertes Porto berücksichtigt. Die Panelteilnehmer werden basierend auf internen Prozessen geschult und in die Handhabung unterschiedlicher Multi-Channel-Tools für die Meldung von Testbriefen eingewiesen. Die Panelteilnehmer sind verpflichtet, Testbriefe zu Tageszeiten einzuwerfen, die den Induktionszeiten für Briefe der POST Luxembourg entsprechen. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, den Erhalt von Briefen zu protokollieren. Die regelmäßige Berichterstattung der Panelisten erfolgt über mehrere Kanäle, darunter die Mailagenten-Plattform. Diese Ergebnisse werden anschließend mit den ausgewiesenen Leerungszeiten der Briefkästen und den Gewohnheiten zur Leerung des Briefkastens der Empfänger verglichen.

Transparenz auf mehreren Ebenen

Die vom Spectos Projektmanagement Team erstellten Berichte werden POST Luxembourg täglich über Dashboards bereitgestellt. Die Dashboards ermöglichen Transparenz und übersichtliche Berichte auf einen Blick und werden den Verantwortlichen für die Qualitätskontrolle bequem mittels online-Tools zur Verfügung gestellt. Die Messergebnisse werden in zwei Formaten dargestellt: zum einen als Live-Überblick über alle Regionen, Orte, Sendungs- und Empfangsdatum, etc. Beim zweiten Format handelt es sich um geschlossene Berichte. POST Luxembourg kann festlegen, wer Zugriff auf diese Berichte hat. Damit können Zugänge auf vier Ebenen für die Manager in ganz Luxemburg vergeben werden.

RFID und die Zukunft

In Kürze wird POST Luxembourg RFID in die Test-Items einbeziehen. Damit sollen die genauen Gründe für jegliche Verzögerungen zwischen Sendung und Empfang ermittelt werden. Die Analyse wird genaue Informationen über die Sammlung und Verteilung liefern und die Ursache für Verzögerungen besser definieren können. Das Tool soll es  ermöglichen, schnell nationale und internationale Ergebnisse über die gleiche Plattform zu erhalten und damit schnellere und effizientere Vergleiche und Analysen ermöglichen.

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