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Wie lange braucht ein Brief? Überprüfung der Sendungszustellungen bei AOK PLUS

Überprüfung der Sendungszustellungen bei AOK PLUS

„Um im Gesundheitsmarkt der Zukunft weiter eine tragende Rolle zu spielen, ist es für die AOK PLUS wichtig, alle Prozesse systematisch auf den Kunden auszurichten und diese qualitativ hochwertig und effizient zu gestalten. Das Medium Brief ist nach wie vor ein wichtiger Kommunikationskanal zu den Versicherten, Leistungserbringern sowie Vertragspartnern der AOK PLUS. Es ist festzustellen, dass die Nutzung der Briefpost durch die AOK PLUS in den letzten Jahren trotz zunehmender Digitalisierung hinsichtlich der Ausgangskorrespondenz weiter ansteigt. Daher bedarf die Zustellung von Briefen hinsichtlich der Außenwirkung der AOK PLUS einer hohe Qualität und Stabilität.Die Spectos GmbH unterstützt uns seit Jahren dabei, eine hohe Qualität der Sendungszustellungen durch kontinuierliche Laufzeitmessungen zu gewährleisten.“

Maik Nottrodt | FB Betreuung Dokumentenmanagement | AOK PLUS

Wie lange braucht ein Brief? 

Wie lange braucht ein Brief von der Krankenkasse zum Versicherten? Die AOK PLUS Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen ist 2008 aus der Fusion der Krankenkassen in den Bundesländern hervorgegangen. Mittlerweile ist sie die größte gesetzliche Krankenversicherung in den beiden Freistaaten und an siebter Stelle Deutschlands. Mit 3,2 Millionen Versicherten ist die AOK PLUS inzwischen die Krankenkasse für beinahe jeden Zweiten in Sachsen und Thüringen.

Aber, wie lange braucht ein Brief denn nun?

Diese Präsenz schlägt sich auch in den Mengen des täglichen Postausganges nieder. Die AOK PLUS ist darauf angewiesen, Briefdienstleistungen in dauerhaft hoher Qualität in Anspruch zu nehmen. Ausschlaggebend ist dabei die zuverlässige Zustellung von Briefsendungen.

Grundlage der Prüfung ist die Postuniversaldienstleistungsverordnung (PUDLV), die wenigstens für 80 von 100 Briefsendungen die Zustellung am ersten Werktag nach Versand fordert bzw. für den zweiten Werktag nach Versand 95 von 100.

Eine Studie für die AOK

Die tägliche Einspeisung der im Lettershop vorproduzierten Testbriefe an die Studienteilnehmer der Spectos GmbH erfolgt über die Standorte der AOK PLUS. Nach Abholung der Post durch die Briefdienste wird der Versand per vorgefertigtem Faxprotokoll bestätigt. Je Messwelle und Region werden insgesamt 600 Testsendungen verschickt.
In den betreffenden Regionen nehmen mehr als 1.000 Haushalte des Spectos-Panels an der Studie teil und geben Auskunft zu Erhalt und Empfangsdatum.

Krankenkasse mit Sendungsverfolgung

Mit dem Laufzeitmonitoring für die Briefdienstleistungen der AOK PLUS überprüft Spectos seit 2013 die zuverlässige und rechtzeitige Zustellung der schriftlichen Kundenkommunikation in Sachsen und Thüringen. Die Qualitätsmessungen finden bis zu viermal jährlich für je einen Monat in insgesamt fünf Regionen der Gesundheitskasse statt.

Die Messungen dienen zum einen als Bestandsaufnahme, zum anderen als Grundlage für weitere Verhandlungen und zur Ableitung von Maßnahmen, wenn es gegebenenfalls in einzelnen Regionen zu einer Unterschreitung der PUDLV kommen sollte.

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